5W2H

5W2H (qualidade)

O método 5W2H é uma ferramenta que traz como proposta responder 7 perguntas sobre uma atividade, que deverá ser executada, por meio de um checklist simples e rápido. Das 7 perguntas, 5 são iniciadas pela letra W e 2 pela letra H, daí a origem do nome 5W2H.

Veja abaixo as sete perguntas na ordem que elas devem ser analisadas:

  • What? – O que será feito? (frases de ação / descrição)
  • Why? – Porque será feito? (justificativa / razão)
  • Where? – Onde será feito? (local / área)
  • When? – Quando será feito? (horários / datas / prazos)
  • Who? – Quem irá fazer? (participantes / envolvidos)
  • How? – Como será feito? (métodos / processos)
  • How much? – Quanto irá custar para fazer? (custos / gastos envolvidos)

Cada passo abordado se refere a uma pergunta diferente, e a resposta para cada questão é o gatilho para a próxima pergunta.

Em linhas gerais, o 5W2H é uma ferramenta de gestão muito eficaz, pois transmite informações essenciais para uma atividade de maneira ágil.

A ferramenta pode ser usada por pequenas, médias e grandes empresas, que desejam registrar de forma ordeira e sistemática seu fluxo de trabalho e suas ações, do simples agendamento de reuniões a implementação de projetos complexos.

Como usar o 5W2H?

O 5W2H pode ser utilizado diariamente nas mais diversas atividades. Para atividades mais complexas, antes de iniciar-se os trabalhos, deve-se considerar um planejamento estratégico e preparar com antecedência as perguntas para os problemas que serão solucionados. Se necessário, isso pode ser feito envolvendo os colaboradores que estão diretamente ou indiretamente envolvidos no time de trabalho, através de um brainstorming, por exemplo.

Deve ser mantido estes três tópicos-chave em mente:

  • As ações devem ser sempre relacionadas com as causas dos problemas, e não os efeitos que foram causados pelas ações, com o objetivo de criar soluções duradouras, ao invés de paliativas;
  • As soluções implementadas pelo 5W2H devem ser mais objetivas possível, evitando efeitos colaterais, que irão causar novas ações para serem solucionadas;
  • Não se conforme com a primeira ideia; proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, isso vai aumentar as opções e o escopo das ações.

5W2H na Engetref

Na Engetref utilizamos o 5W2H para a solução de problemas durante os projetos, para descrever com mais segurança as atividades e investimentos a serem feitos. Percebemos que quando analisamos todas as questões de maneira adequada, os prazos e orçamentos são cumpridos mais frequentemente (temos menos surpresas), bem como temos menos retrabalhos. Pensar com antecedência no problema a ser resolvido, apesar de trivial, é extremamente poderoso.

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